آموزش اتصال دستگاه کارت ساعت زنی به نرم افزار محاسبه حقوق

مقدمه

یکی از مسائل مهمی که مدیران سازمان ها برای بالا بردن بهروری و نظارت بر عملکرد  کارکنان  و افزایش امنیت بر آن تاکید دارند، کنترل تردد پرسنل های سازمان میباشد. طراحی و تولید سیستم های کنترل تردد جهت بالا بردن بهروری کارکنان  و افزایش امنیت و کاهش هزینه نیروی انسانی  فراهم شده است. از دیگر فواید استفاده از این سیستم ها  علاوه بر اطمینان و کنترل ورود و خروج کارکنان به افزایش میزان دقت کارکنان و افزایش انگیزه آنان میتوان اشاره کرد. دستگاه ها با سه امکان تشخص چهره، اثر انگشت و کارت ساعت در بازار عرضه شده است. علت تنوع دستگاه ها برای جلوگیری از سوء استفاده افراد در ثبت کارت به جای یکدیگر میباشد در قدیم ساعات حضور و غیاب پرسنل ها در دفاتر به ثبت میرسید و مشکلات زیادی برای مدیران و پرسنل ها ایجاد میکرد .

 اغلب کارت ساعت خوان ها شامل دو فرمت خروجی اکسل (.xls/.xlsx)  و  تکست (.txt) می باشد. نرم افزار حقوق و دستمزد میزان  قابلیت هم خوانی با خروجی تمامی دستگاه های کارت ساعت زنی را دارد. در ادامه نحوه اتصال نرم افزار حقوق و دستمزد با دستگاه های کارت ساعت زنی توضیح داده شده است.

نحوه همخوانی دستگاه های کارت ساعت خوان با نرم افزار های حقوق و دستمزد میزان

همانطور که در بالا ذکر شد یکی از فرمت های خروجی به صورت تکست می باشد که در عکس زیر نمونه فایل آن  را مشاهده مینمایید. همانطور که در نمونه فایل TXT  ذیل پیداست  فیلد ها باید با کاما  (,) از هم جدا شوند و در صورت عدم وجود یک فیلد در سازمان از عدد ثابت (0) استفاده شود و لازم به ذکر است فایل نمونه حتما باید با پسوند .txt   بارگذاری شود.

فایل اکسل مد نظر باید  با پسوند .xls و یا .xlsx  بارگذاری شود که می توانید فرمت اکسل کارکرد پرسنل را دانلود نمایید و اطلاعات خود را در ستون های مورد نظر جایگزین کنید. ضمن اینکه دقت نمایید فرمت سلول های اکسل مورد نظر باید در فرمت های (text)  و (number) باشد.

فرمت و ترتیب ستون ها در خروجی اکسل و تکست باید به ترتیب ذکر شده  ذیل باشد:
کد پرسنلی , کارکرد , اضافه کار عادی , اضافه کار تعطیل , ساعات مرخصی , تعداد ماموریت , کسر کار روزانه , کسر کار ساعتی , شب کاری , نوبت کاری 10% , نوبت کاری 15% , نوبت کاری 22.5% , جعمه کاری , مرخصی استعلاجی , کارکرد ساعتی)
ورودی کارکرد ماهانه در فایل خروجی دستگاه ساعت زنی
در جدول زیر فرمت  موارد دریافتی از دستگاه کارت ساعت زنی (عدد و رشته و ساعت) و  نحوه وارد کردن آن ها را مشاهده  میکنید.
برای مثال : فیلد هایی که ساعت هستن را بصورت 10:20 وارد نمایید.
لازم به ذکر است  در خصوص مواردی که در قالب ساعت هستند میتوانند به دقیقه باشند  مثلا به جای 10:22 عدد 620  قرار داده شود .

نحوه انتقال خروجی به نرم افزار محاسبه حقوق

در منوی محاسبه حقوق در نرم افزار حقوق و دستمزد میزان با انتخاب گزینه انتقال کارت ساعت صفحه زیر نمایش داده می شود.
 

ابتدا ماهی را که اطلاعات آن را از دستگاه کارت ساعت زنی دریافت کرده اید را انتخاب نموده
 

 با بردن موس بر روی دکمه ذره بین راهنمایی در خصوص ترتیب ستون ها به نمایش گذاشته می شود و با کلیک بر روی ان امکان انتخاب فایل که در مرحله قبل آماده سازی شده است، فراهم می شود.
 

سپس فایل مربوطه را از مسیر ذخیره شده در سیستم انتخاب نمایید و بر روی دکمه open کلیک نمایید.
 

و می توانید تمامی اطلاعات پرسنلی را به صورت لیست وار در صفحه مطابق با اطلاعات ثبتی در خروجی دستگاه مشاهده نمایید.
 

با توجه به امکان اشتباه در خروجی دستگاه های کارت ساعت ، در فرم بالا ویرایش تمامی اطلاعات پرسنل امکان پذیر است که با ذخیره کردن مجدد فرم بازنویسی صورت می گردد.  با استفاده از  دکمه هایی که در پایین فرم موجود است میتوانید برای اضافه کردن پرسنل جدید با کلیک دکمه افزودن سطر جدید به لیست اضافه کرد و مشخصات پرسنل را وارد نمایید و با کلیک بر روی ذخیره اطلاعات را مجددا  باز نویسی کنید. با استفاده از دکمه رونویسی میتوانید ماه مورد نظر را انتخاب کرده و تمامی اطلاعات موجود در یک ماه را به ماه مورد نظر انتقال داد. همانطور که مشاهده می فرمایید از طریق نام و کد پرسنل امکان جستجو تعبیه شده است.
 

برای مشاهده نحوه صدور سند حسابداری به مقاله حسابداری حقوق و دستمزد مراجعه نمایید.
 

نتیجه گیری

همانطور که در مقاله بالا مشاهده می نمایید، تمامی مراحل انتقال اطلاعات از دستگاه کارت ساعت زنی به نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت کامل توضیح داده شده است. به طور کلی برای انتقال اطلاعات ملزم به آماده سازی یک فایل اکسل و یا تکست از خروجی دستگاه کارت ساعت زنی هستیم که ترتیب ستون ها و اطلاعات ثبت شده در آن باید به ترتیب اطلاعات ثبتی در نرم افزار باشد. لذا لازم به ذکر است در صورت مغایرت ستون ها و یا فرمت ثبتی اطلاعات در اکسل انتقال اطلاعات با مشکل ایجاد خواهد شد و اطلاعات در سیستم ثبت نمی شود. یکی از مهمترین مواردی که باید در نظر بگیرید فرمت سلول های اکسل می باشد. که در فرمت (number) ,  یا (text) باشد. بدین وسیله  سرعت انجام امور بالا رفته و از اتلاف وقت جلوگیری میشود و اطلاعات نیز با دقت بالاتری وارد سیستم می شوند. اگر سازمان و یا شرکتی دستگاه کارت ساعت زنی ندارد و  اطلاعات پرسنل خود را در اکسل ثبت می کند، می تواند اطلاعات ثبتی خود را مطابق اکسل پیوست تنظیم کنند و وارد سیستم کنند.

برای دانلود فایل PDF آموزش اتصال دستگاه کارت ساعت زنی به نرم افزار محاسبه حقوق کلیک نمایید.