سند حسابداری چیست و چه خصوصیاتی دارد؟

هر رویداد مالی در یک شرکت باید به صورت سند ثبت گردد. در این مقاله شما را با سند حسابداری آشنا می کنیم و نحوه ثبت سند حسابداری بطور کامل به شما آموزش می دهیم. جهت آشنایی با نرم افزار حسابداری میزان و نحوه سند زدن در نرم افزار حسابداری میزان با ما همراه شوید. ما در این مقاله با انواع و اجزا سند حسابداری آشنا میشویم.

در این مقاله می خوانید:

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری به منزله ثبت هر یک رویدادهای مالی می باشد. هر سند حسابداری دارای اطلاعات رویداد های مالی جداگانه می باشد. زمان و تاریخ وقوع رویداد مالی، مبلغ و حساب های مرتبط با آن از پارامترهای مهم سند حسابداری می باشند. معاملات قبل از ثبت در دفاتر روزنامه در سند های حسابداری ثبت می گردند. تمامی رویدادهای مالی از روی اسناد اولیه ای مانند فاکتورها، قبوض، فاکتورها در سندهای حسابداری ثبت می گردد.

ضرورت تنظیم سند حسابداری چیست؟

سندهای حسابداری پایه و اساس تهیه صورت های مالی برای سازمان ها میباشد چرا که تمامی معاملات تجاری و رویدادهای مالی شرکت در آن ثبت می شود. نرم افزار حسابداری میزان این امکان را در اختیار کاربران خود قرار داده است تا تمامی اسناد حسابداری حقوق و دستمزد، خرید و فروش و… بصورت خودکار در سیستم ثبت گردد که تا حدود زیادی از خطای انسانی کم می کند و در نتیجه این اسناد حسابداری گزارشات جامع و دقیق تری در اختیار کاربران خود قرار می دهد.

کاربرد سند حسابداری چیست؟

از اصلی ترین کاربرد های سند حسابداری می توان به طبقه بندی و دسترسی سریع به رویدادهای مالی سازمان ها اشاره کرد. تمامی اسناد حسابداری شواهدی بر وقوع یک معامله می باشد که در زمان حسابرسی مالیاتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این اسناد حسابداری می توانند گزارشات مربوط به سود و زیان هر پروژه و یا بصورت تجمیعی تمامی پروژه ها را در اختیار مدیران مالی قرار دهد.

انواع سند حسابداری

سند های حسابداری از لحاظ ماهیت به ۵ دسته تقسیم می شوند.

1. سند افتتاحیه: سند افتتاحیه حسابداری در اول سال مالی در راستای شروع سال مالی و انتقال مانده حساب ها از دوره قبل ثبت می شود.
2. سند روزانه: ثبت سندهای حسابداری در راستای ثبت روادید به صورت دستی در نرم افزار صورت می گیرد.
3. سند خودکار: سند خودکار بصورت اتوماتیک و بخاطر لینک بودن با قست حقوق و دستمزد و یا انبار و فروش در سیستم ثبت می شود.
4. سند بستن حساب ها: حساب های موقت یا همان سود و زیان که بصورت خودکار ثبت می گردد
5. سند اختتامیه: سند اختتامیه در جهت بستن حساب های سالی مالی درپایان دوره مالی ثبت می شود. این سند نیز بصورت خودکار ثبت می گردد.

بیشتر بخوانید: انواع هزینه یابی

اجزای سند حسابداری

آرتیکل سند حسابداری

هر سطر سند حسابداری در هر طرف بابت حساب ها، اطلاعات در سند حسابداری باید ثبت گردد را یک آرتیکل می گویند. آرتیکل مشمول کد حساب و شرح آرتیکل و مبلغ می باشد. در شرح آرتیکل علت بدهکاری و بستانکاری حساب را مینویسیم. دو ستون به مبلغ اختصاص دارد که در هر ارتیکل یکی از ان ستون ها باید مبلغ داشته باشد.

تاریخ سند حسابداری

هر سند حسابداری در تاریخ مشخص ثبت می گیرد، سند حسابداری باید با توجه به تاریخ و به ترتیب تاریخ ثبت گردد. ثبت سند بدون توجه به تاریخ واقعه ارزشی ندارد.

انواع شماره سند حسابداری

هر سند حسابداری دارای یک شماره سند می باشد، شماره سند توالی بین اسناد مالی را مشخص می کنند. در نرم افزار های حسابداری، چند شماره برای اسناد در نظر گرفته می شود. شماره موقت و دائم که برای ثبت اولیه اسناد مالی شماره موقت استفاده می شود و بعد از دائمی کردن اسناد، شماره سند دائمی به آن اختصاص داده می شود.

حساب ها در سند حسابداری

در تراکنش های مالی که در سند حسابداری ثبت می گردد، حداقل دو سند درگیر می باشد. یکی از اسناد بدهکار و یکی از اسناد بستانکار می شود. در این موارد حساب مبدا هیشه بستانکار است چرا که پولی از دست می دهد و حساب مقصد بدهکار می شود.

بیشتر بخوانید: ثبت اسناد مدت دار (اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی) خزانه داری در حسابداری

وضعیت سند حسابداری

در نرم افزار های حسابداری معمولا اسناد بصورت موقت ذخیره می شوند. سپس با تایید مدیر مالی و اطمینان از صحت اسناد می توان ان ها را به دائمی تبدیل کرد.

1. سند موقت: با امکان ویرایش اطلاعات
2. سند دائم: غیر قابل ویرایش

آموزش ثبت سند حسابداری

در این قسمت به آموزش ثبت سند در نرم افزار حسابداری میزان می پردازیم. با ثبت درست اسناد حسابداری می توانید به گزارشات جامع حسابداری از جمله ترازنامه، صورت سودو زیان و همچنین دفاتر روزنامه دسترسی داشته باشید.
ابتدا بر روی قسمت حسابداری در نرم افزار حسابداری میزان بروید. و در قسمت صدور سند، بر روی صدور و اصلاح سند موقت کلیک نمایید.

در مرحله بعد فرم صدور سند باز می شود که ما تک تک موارد آن را برای شما توضیح می دهیم.

• شماره سند در نرم افزار حسابداری میزان

شماره سند اولین آیتمی هست که همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم، بعد از ثبت سند ذخیره می شود. شماره اسناد حسابداری باید به ترتیب باشد و این شماره در نرم افزار حسابداری میزان بصورت اتوماتیک ثبت می گردد و در صورت حذف این شماره سند می توان در اختیار اسناد دیگر قرار بگیرد و امکان مرتب سازی شماره اسناد وجود دارد. با ذخیره هر سند حسابداری، شماره عطف به ان اختصاص می یابدو قابل تغییر نمی باشد. شماره عطف جهت ردیابی ترتیب اسنادی است که با حذف سند ترتیب شماره اسناد را تغییر داده است. در صورت یکی بودن شماره عطف و شماره سند می توان گفت هیچ سندی از سیستم حذف نشده است.
همانطور که در بالا به آن اشاره شد پس از صدور و حذف اسناد می توان با مراجعه به صورت ریز اسناد اقدام به مرتب سازی شماره اسناد حسابداری کرد. در این حالت اسناد با ترتیب تاریخ و شماره سند ثبت می گردند و شماره سند حسابداری بصورت متوالی می باشد.

• تاریخ سند حسابداری

تاریخ در ثبت رویدادهای مالی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اهمیت تاریخ از این رو که می بایست سندهای حسابداری بر اساس تاریخ مرتب شوند، می باشد. تاریخ وقوع رویدادها گزارش جامعی در رابطه با سود و زیان در ماه ها و سال های یک سازمان در اختیار کاربر قرار می دهد. در نرم افزار حسابداری میزان امکان تغییر تاریخ سند وجود دارد. در صورتی که شما بخواهید سندی را در تاریخ های قبل ثبت نمایید و در تاریخ بعد از آن سند ثبت کرده باشید می توانید با ثبت سند در تاریخ مورد نظرتان، به فهرست ریز اسناد بروید و مرتب سازی اسناد را کلیک کنید تا تمامی سندها و شماره و تاریخ ان ها مرتب سازی شود.

• وضعیت اسناد در نرم افزار حسابداری میزان

اسناد حسابداری بصورت موقت در سیستم ثبت می شوند. که قابلیت ویرایش و حذف دارند. در نهایت با تایید مدیر مالی می توانید در منو ثبت دائم اسناد، با مشخص نمودن شماره اسناد، اقدام به دائمی کردن اسناد کنید.

• شرح سند حسابداری

در قسمت شرح سند تمامی توضیحاتی در رابطه با سند حسابداری را می توانید وارد نمایید. این قسمت در گزارشگیری قابل استفاده می باشد و الزامی نیست. در صورت دبل کلیک کردن یا با دکمه F۲ بر روی شرح سند حسابداری می توانید انواع شرح ها را در لیست ببینید.

خرید نرم افزار یکپارچه مالی

• آرتیکل سند نرم افزار حسابداری میزان

در هر سطر از سند که دارای کد حساب و شرح و مبلغ می باشد، یک آرتیکل گفته می شود. آرتیکل حسابداری نمی تواند در یک سطر در هر دو ستون بدهکار و بستانکار دارای مقدار باشد مجموع مبالغ آرتیکل در پایان سند باید مبلغ بدهکار و بستانکارش مساوی باشد. در صورت تراز نبودن مبلغ بدهکار و بستانکار سند مالی ذخیره نمی شود.
برای حذف یا اصلاح هر آرتیکل موجود در سند حسابداری لازم است آن سطر را انتخاب و کلید حذف را روی صفحه کلید فشار دهید یا می توانید روی متن آرتیکل خود اصلاح را انجام دهید.

• کد حساب در سند حسابداری

با قرار گرفتن بر روی کد حساب در هر سطر و فشار دادن کلید f۲ یا دبل کلیک کردن بر روی آن به تمامی کد های حسابداری دسترسی دارید و با انتخاب کد سرفصل حساب بطور خودکار آورده می شود.

• مبلغ در سند حسابداری

در ستون های مبلغ امکان ثبت بدهکار و بستانکار وجود دارد.

• جستجو در سند حسابداری

با کمک کلیدهای تعبیه شده در پایین امکان دسترسی ساده تر به اولین و اخرین سند حسابداری و همچنین سندهای قبلی و بعدی وجود دارد. با کلیک بر روی دکمه جستجو امکان جستجو بر اساس تاریخ و شماره سند، شرح و شماره عطف وجود دارد.
لازم به ذکر است در سند حسابداری صادر کننده سند حسابداری مشخص می باشد. امکان تکرار سند و چاپ سند و ایجاد تغییرات در سند وجود دارد. در نرم افزار حسابداری میزان قبل از تکمیل سند می توانید خروج موقت بزنید و دوباره برای اصلاح و تغییر سند اقدام نمایید. تمامی مواردی که لازم است می توانید به سند مورد نظرتان پیوست نمایید.

نمونه سند حسابداری

در این قسمت ما نمونه هایی از انواع اسناد حسابداری را در نرم افزار میزان نمایش می دهیم.

• نمونه سند حسابداری اختتامیه:

• نمونه سند حسابداری افتتاحیه:

• نمونه سند سود وزیان:

• نمونه یک سند حسابداری:

دانلود مقاله : سند حسابداری چیست؟

سوالات متداول