دفاتر الکترونیکی روزنامه و کل

مقدمه :
در دنیای امروز که بیشتر فعالیت ها به صورت دیجیتال و آنلاین انجام می‌شود، استفاده از سامانه‌های الکترونیکی در امور مالیاتی نیز اهمیت فراوانی دارد. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی که به تازگی در دستور کار قرار گرفته است، در جهت کاهش اشتباهات انسانی و صرفه‌جویی در زمان برای مودیان این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات مالیاتی خود را به صورت آنلاین ثبت و ارسال کنند. در این مقاله از سایت میزان قصد داریم به معرفی این سامانه و توضیح فواید آن در بهتر شدن عملکرد سیستم مالیاتی کشور بپردازیم.

در این مقاله می خوانید :

دفاتر الکترونیکی چیست؟

دفاتر الکترونیکی در اصل نسخه هایی دیجیتال از دفاتر مالی و تجاری هستند که جایگزین روش های سنتی و کاغذی قدیم شده اند و از تاریخ 23 تیر ماه سال 1403 این فرایند پلمپ دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی از طریق سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد. سازمان امور مالیاتی کشور در راستای اجرای بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران و با هدف هوشمند سازی نظام مالیاتی، افزایش شفافیت ها و در نتیجه کاهش هزینه ها  اقدام به طراحی و پیاده سازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی نموده است و همچنین دسترسی و بهره برداری از آن را برای عموم مودیان مالیاتی از تاریخ 1404/02/02 فراهم کرده است.

مشمولین ارسال دفاتر الکترونیکی

براساس ماده 6 قانون تجارت، تمامی اشخاص حقیق و حقوقی گروه اول ملزم به پلمپ و نگهداری از دفاتر قانونی هستند. طبق این ایین نامه اشخاص حقیقی مشمول پلمپ دفتر به سه گروه کلی تقسیم می شوند : گروه اول – گروه دوم – گروه سوم که این دسته بندی بر اساس میزان فروش و نوع شغل نیز تقسیم می شود. بر اساس این تقسیم بندی اشخاص حقیقی با میزان فروش تا 150 میلیارد ریال در گروه اول، اشخاص حقیقی با فروش 50 میلیارد تا 150 میلیارد ریال در گروه دوم و در اخر اشخاص حقیقی با فروش بیش از 50 میلیارد ریال در گروه سوم قرار می گیرند.

بنابراین می توان گفت تمامی گروه های نام برده در زیر مشمول دفاتر الکترونیکی می باشند :

• کلیه کارخانه ها، واحد های تولیدی و بهره برداران معادن دارای مجوز
• کلیه وارد کنندگان و صادر کنندگان کالا و یا خدمات
• هتل های سه ستاره به بالا
• بیمارستان ها، زایشگاه ها و درمانگاه و کلینیک های تخصصی
• صرافی ها
• فروشگاهای زنجیره ای
• موسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی
• تمامی اشخاص حقیقی و حقوق مشمول مالیات (مانند تمامی شرکت ها، موسسات، کسب و کار های شخصی)
• تمامی شرکت های دولتی، نیمه دولتی وخصوصی
• تمامی فروشندگان ملزم به داشتان پایانه های فروشگاهی(کارت خوان)
• تمامی اشخاصی که دفاتر خود را پس از 23 تیر 1403 به صورت الکترونیکی پلمپ کردند.

* نکته : لازم به ذکر است که برای مشاغل خدماتی این مبالغ اعلام شده به نصف کاهش می یابد – در روش نوع شغل مشاغلی نظیر صرافی ها ، هتل های سه ستاره به بالا و حتی بیمارستان ها با کمترین میزان فروش نیز در گروه اول طبقه بندی می شوند.

مدارک مورد نیاز برای پلمب دفاتر

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی به شرح زیر می باشد :

مدارک پلمب دفاتر اشخاص حقوقی

تمامی کسب و کار هایی که به صورت حقوقی ثبت شده اند مانند شرکت ها، موسسه ها و سازمان ها نیازمند ارائه این مدارک جهت پلمپ دفاتر می باشند :

• کپی از کارت ملی مدیر عامل مجموعه

• وکالت نامه ای از وکیل مسئول

• اصل مدرک اظهارنامه پلمپ با امضا

• کپی از روزنامه تاسیس مجموعه

• کپی از روزنامه تغییر و تحولات مجموعه

• معرفی نامه برای اشخاص دولتی

مدارک پلمب دفاتر اشخاص حقیقی

تمامی کسب و کار های شخصی، مغازه داران، صاحبان مشاغل آزاد و حتی فریلنسر ها که درامد بالایی را دارا می باشند و یا در گروه های مالیاتی خاصی قرار می گیرند نیازمند ارائه این مدارک جهت پلمپ دفاتر می باشند :

• کپی از کارت ملی مودی

• کپی از پروانه کسب و کار و مجوز فعالیت وی

• اصل مجوز فعالیت کسبی

• وکالت نامه از وکیل مجموعه

• اصل اظهارنامه پلمپ با مهر و امضا

بیشتر بخوانید : دفاتر قانونی حسابداری

مراحل ارسال دفاتر الکترونیکی

برای ارسال دفاتر الکترونیکی خود ابتدا می بایست در سامانه https://my.tax.gov.ir/ ثبت نام و اطلاعات مربوط به کسب و کار، دفاتر روزنامه و کل، سایر اطلاعات مالی و گزارش های مالی را وارد و ارسال وهمچنین تاییدیه لازم را از سازمان امور مالیتی دریافت کرده باشید تا بتوانید از قسمت ارسال دفاتر الکترونیکی استفاده کنید.

ورود به سامانه دفاتر الکترونیکی

پس از ورود به سامانه https://my.tax.gov.ir/ و انتخاب گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، با چنین صفحه ای مواجه می شوید :

دانلود قالب اکسل

از طریق قسمت دانلود قالب اکسل (که در صفحه سامانه دفاترالکترونیکی – قسمت بالا سمت چپ قراردارد) می توانید قالب مورد تایید اداره دارایی را دریافت کنید که به ترتیب شامل ستون های زیر است :

• شماره سند
• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• مبلغ بدهکار به ریال
• مبلغ بستانکار به ریال
• تاریخ سند
• شرح سند

بارگزاری فایل دفاتر الکترونیکی در سامانه

پس از پر کردن سطر ها و ستون های داخل اکسل مورد تایید، از طریق قسمت بارگذاری فایل می توانید فایل اکسل یا csv خود را بارگذاری نمایید :

ثبت نهایی

و در آخر پس از بارگذاری و پر کردن سال مالیاتی، تاریخ اخرین رویداد و سال مالی منتهی به می توانید گزارش خود را به سامانه ارسال نمایید.

خطاهای رایج در بارگزاری دفاتر الکترونیکی

همانطور که مشاهده کردید نحوه کارکرد وارسال فایل به سامانه بسیارساده و آسان طراحی شده است اما در این میان ممکن است خطاهایی نیز رخ دهد. برخی از خطاهای رایج عبارت اند از :

• عدم تطابق سال مالی با دوره مالی : برای مثال تاریخ شروع و پایان دوره مالی در فایل با سال مالی انتخاب شده در سامانه همخوانی نداشته باشد.
• استفاده از کااکتر های غیرمجاز:  مانند/*÷ و یا حتی حروف فارسی اشتباه (ي عربی به جای ی فارسی)
• اطلاعات مورد نیاز 9 ستون وارد نشده باشد.
• تاریخ آخرین رویداد موجود در فایل بارگذاری شده با تاریخ اخرین اطلاعات ثبت شده در فایل مطابقت نداشته باشد.
• فایل بارگذاری شده بیش از 1000 رکورد اطلاعات داشته باشد اما فرمت فایل به جای csv اکسل باشد.
• ترتیب و عنوان ستوان ها رعایت نشده باشد.
• فایل اکسل یا csv  بارگذاری شده با گزینه انتخاب شده مطابقت نداشته باشد.

* نکته : اگر فایل بارگذاری شده دارای اشکال باشد، سامانه خطا ها رو در وضعیت بارگذاری نمایش می دهد و وضعیت بارگذاری را به ناموفق تغییر خواهد داد.

---

جریمه عدم ارسال دفاتر الکترونیکی

طبق ماده 193 قانون مالیات های مستقیم چنانچه مودی مالیاتی دفاتر قانونی خود را تسلیم و ارائه ندهد، مودی مشمول 20 درصد جریمه به ماخذ مالیات متعلقه خواهد بود. بنابراین اگر شخصی مشمول است و پلمپ دفاتر قانونی خود را به درستی انجام و ارائه ندهد مشمول این جریمه خواهد شد. لازم به ذکر هست حتی اگر مودی دفاتر رو ارسال کند اما زمان ارسال پس از مهلت قانونی باشد، مشمول جریمه عدم ارائه دفاتر به موقع می شود.

مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی روزنامه و کل

مهلت بارگذاری اطلاعات در دفاتر الکترونیکی به شرح زیر می باشد :

دفاتر الکترونیکی در نرم افزار حسابداری میزان

نرم افزار حسابداری میزان با استفاده دقیق از راهنمای دفاتر الکترونیکی , امکان استفاده از دفاتر الکترونیکی را در گزارش دفاتر سیستم حسابداری قرار داده است.
با استفاده از این گزارش شما به راحتی می توانید خروجی اکسل یا CSV را تهیه و ارسال نمایید.

تصویر زیر دفاتر الکترونیکی در نرم افزار میزان را نمایش می دهد که با توجه به سندهای صادر شده و قالب اکسل مورد تایید برای ارسال دفاتر الکترونیکی روزنامه و کل این گزارش ساخته شده و شما می توانید تفکیک از تاریخ تا تاریخ و یا از سند تا سند را روی آن اعمال کنید و در نهایت خروجی اکسل را تهیه کنید.

برای مشاهده امکانات و ویژگیهای نرم افزار حسابداری میزان کلیک نمایید

در هنگام بارگذاری فایل در سامانه باید به نکات زیر توجه داشته باشید :

• نوع فایل : اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV که برای خروجی از نرم افزار میزان باید کاما انتخاب بشه.
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حسابها
• کد رهگیری دفتر پلمب شده (از لیست قابل انتخاب است).

پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش، به شما نمایش داده می شود.

ویدئو آموزش تهیه دفاتر الکترونیکی در نرم افزار میزان

در این فیلم کوتاه نحوه تهیه دفاتر الکترونیکی روزنامه و کل در نرم افزار میزان آموزش داده شده است :

سوالات متداول | دفاتر الکترونیکی روزنامه و کل