روش های بهینه سازی فرایندهای حسابداری برای صرفه جویی در زمان

مقدمه

در سال های اخیر به دلیل پیشرفت روز افزون تکنولوژی و وجود رقابت مابین شرکت های تجاری، هر کسب و کاری می بایست برای حفظ بقا خود و ادامه رقابت از یک سیستم حسابداری استاندارد و به روز استفاده کند که از طریق آن بتواند مجموعه خود را ساماندهی نماید. این ایجاد نظم و ساماندهی در کسب و کار و اعمال روش ها و تکنیک های مناسب در حسابداری می تواند شما را در ارتقا تجارت خود بسیار یاری دهد و با بهبود عملکرد مجموعه شما باعث کاهش یافتن هزینه ها و افزایش سود آوری شود. بنابراین در این مقاله از سایت میزان قصد داریم به اهمیت بهینه سازی فرایند های حسابداری و مزایای آن ها بپردازیم. با میزان همراه باشید.

در این مقاله می خوانید:

چند روش بهینه سازی و بهبود فرایند های حسابداری

بهینه سازی فرآیند حسابداری چیست؟

بهینه سازی فرایند حسابداری به مجموعه روش هایی گفته می شود که در درازمدت باعث بهبود عملکرد حسابداری یک مجموعه شده و در نتیجه موجب بالا رفتن اعتبار آن مجموعه، ثبت و صدور اسناد به صورت دقیق و امکان گزارشگیری های کامل تر می گردد و همچنین در آینده از به وجود آمدن هزینه های اضافی برای مجموعه جلوگیری می کند. یکی از مهمترین عواملی که به این بهینه سازی کمک شایانی می کند، خرید و استفاده از نرم افزار حسابداری می باشد. نرم افزار حسابداری به دلیل سیستماتیک کردن تمامی فرایند های مالی، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شده و با گزارش گیری های دقیق و کامل از بروز خطا های انسانی جلوگیری می کند.

اهمیت بهینه سازی فرآیند حسابداری

قسمت مالی و حسابداری یک مجموعه همواره یکی از مهمترین رکن های شرکت تجاری محسوب می گردد که وظیفه گزارش دهی کامل و دقیق را به مدیران مجموعه دارد که این اشخاص بتوانند از طریق این گزارشات به منظور اتخاذ تصمیم گیری های صحیح و برنامه ریزی های دقیق برای شرکت تجاری خود استفاده کنند. بنابراین می توان گفت اگر در فرایند های حسابداری یک مجموعه بهینه سازی هایی صورت بگیرد، تاثیر آن را می توان در دراز مدت در وضعیت سلامت سیستماتیک مجموعه و تداوم فعالیت های آن به صورت صحیح دید.

به طور کلی می توان از تاثیرات مهم این بهینه سازی به موارد زیر اشاره کرد :

• اتخاذ تصمیات درست در جهت افزایش بهروی مجموعه و معاملات تجاری
• بالا رفتن اعتبار مجموعه و در نتیجه جلب اعتماد سرمایه گذاران و توسعه فعالیت های اقتصادی
• گزراش دهی صحیح به مدیران جهت اطلاع از وضعیت مجموعه تجاری و در نتیجه اتخاذ تصمیمات درست در جهت رشد مجموعه.

راهکار های بهینه سازی فرآیند حسابداری

داشتن حساب های تجاری اختصاصی

از جمله مهمترین روش های بهینه سازی فرایند های حسابداری یک مجموعه، تفکیک نمودن حساب های شخصی از تجاری می باشد که این مجزا بودن حساب های تجاری باعث می شود که هزینه ها و در آمد های مجموعه را راحت تر کنترل و برسی نمود و همچنین با توجه به قوانین دریافت مالیات از تراکنش های بانکی، مبالغ شامل مالیات نیز مشخص باشد.

مدیریت هزینه ها

یکی از موثر ترین روش های بهینه سازی فرآیند های حسابداری، مدیریت هزینه ها می باشد که از طریق شناسایی، جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات برای کنترل و مدیریت هزینه ها ( برای مثال گزارش دهی به مدیریت و تشکیل پرونده های مالیاتی و یا حتی هزینه های پرداختی بابت حقوق و دستمزد پرسنل) انجام می گردد. در این زمینه استفاده از یک نرم افزار حسابداری جامع و کامل که بتواند تمامی این هزینه های را ثبت و مدیریت کند می تواند کمک کننده باشد.

مدیریت حساب های پرداختی و حساب های دریافتنی

مدیریت کردن حساب های پرداختنی مجموعه باعث می شود که میان محصولات – خدمات دریافتنی و وجوه پرداخت شده شرکت تناسب برقرار گردد و از پرداخت هزینه های مازاد به علت دیرکرد در پرداخت جلوگیری شود. علاوه بر این ها پرداخت به موقع حساب های پرداختنی باعث بالا رفتن اعتبار شرکت نزد مشتریان و شرکای تجاری می شود و از به خطر افتادن آینده کسب و کار و همچنین از بی اعتبار شدن شرکت شما در روابط تجاری آینده جلوگیری می کند.

برای مدیریت کردن حساب های دریافتنی نیز نیازمند یک نرم افزار حسابداری جامع هستید که بتوانید تمام هزینه های دریافتی از مشتریان را در آن ثبت و کنترل نمایید تا فاکتوری که برای مشتری صادر می کنید واضح و دقیق باشد.

آموزش بهبود روند آموزش حسابداری به پرسنل

کلیه کارمندان بخش حسابداری می بایست در مورد هرگونه مباحث حسابداری و دفترداری ای که قراره در شرکت انجام شود آموزش کافی دیده باشند و از مسئولیت پذیری و دقت بسیار بالایی برخوردار باشند. همچنین لازم است کارمندان سایر بخش ها نیز با بخش مالی هماهنگ لازم را داشته باشند و همگام با برنامه ریزی های قسمت مالی حرکت کنند. این آموزش ها در دراز مدت باعث می شود که از اتلاف وقت در زمینه های محاسباتی ، گزارش گیری و از ایجاد هزینه برای فرآیند های غیر ضروری جلوگیری گردد.

بیشتر بخوانید: آشنایی با استانداردهای بین المللی حسابداری یا IFRS

شناسایی وگزارش درآمد

شما باید یک سیستم حسابداری منظمی برای شرکت خود تعریف کنید که بتواند به صورت مداوم و در عین حال در ساده ترین و سریع ترین زمان ممکن قابلیت شناسایی و گزارش دهی درآمد ها و سود و زیان را داشته باشد و همچنین از طریق آن بتوانید گزارشات سالیانه مالی را ارائه دهید و برگه های متعادل سازی شناسایی نمایید.

پیش بینی میزان نقدینگی

یکی از مهمترین ابزار هایی که می تواند به شما در بهبود فرایند های حسابداری کمک کند، استفاده از روش های پیش بینی مالی است. این پیش بینی ها زمانی قابل انجام است که شما بعد از مدتی در زمینه های مالی شرکت خود متوجه وجود الگوها و خط سیر هایی شوید که از طریق این الگو ها و تکیه کردن بر گزارشات درآمد ها و هزینه ها و سایر داده های مالی، بتوانید یک پیشبینی جامع بر سیستم مالی خود داشته باشید.

یکی از مواردی که به پیشبینی های مالی شما کمک می کند، گزارشگیری های مربوط به صورت جریان نقدینگی است. گزارشگیری های مداوم و به موقع از صورت جریان های نقدینگی مجموعه به شما گمک می کند که بتوانید پیش بینی کنید که کمبود جریان نقدی چه زمانی اتفاق خواهد داد که بتوانید قبل از وقوع آن برنامه ریزی های مناسب را اتخاذ کنید و در نتیجه بتوانید از طریق آن از تنگنا مالی قرار گرفتن شرکت به دلیل عدم پیش بینی و برنامه ریزی های صحیح جلوگیری نمایید. ( مانند راهکار های نامناسبی همچون گرفتن وام هایی با بهره های بسیار بالا و یا فروش سهام شرکت در زمان های نامناسب).

مدیریت مالیات فروش

مالیات فروش از آن جمله مسائلی است که صرفا به واحد مالی و گزاراشات مالیاتی آخر سال ختم نمی شود و یک مجموعه تجاری علاوه بر این موارد می بایست باید مالیات فروش خود را هم محاسبه نماید . این توانایی مدیریت و محاسبه مالیات فروش نیازمند دقت زیاد و بروز بودن اطلاعات مالیاتی است که در ادامه عواملی همچون تغییر نرخ مالیات ، تعطیلات رسمی به وجود آمده، قوانین حقوقی و معافیت های مالیاتی باعث ایجاد اختلال در تجارت شرکت و ایجاد هزینه و جریمه ها نشود.

پشتیبانی و بک آپ گیری از اطلاعات مالی و حسابداری

یکی از مهمترین مواردی که قسمت مالی یک مجموعه باید به آن توجه کند، فراهم کردن تجهیزات ذخیره سازی مناسب برای تهیه نسخه پشتیبانی از تراکنش های انجام شده و سند های مالی ثبت شده می باشد. این عملیات تهیه نسخه پشتیبانی از داده های مهم مالی باعث می شود که در صورت بروز هرگونه مشکل سخت افزاری یا نرم افزاری برای سیستم های مجموعه، با کمترین زمان و هزینه اطلاعات مالی از دست رفته دوباره بازگردانی شود. همچنین می توان از طریق عملیات اسکن از اسناد کاغذی مالی نیز نسخه ای دیجیتال تهیه نمود که چنانچه آن ها هم اگر از بین رفتند، نسخه ای دیجیتال و به صورت پشتیبان به جای آن ها فراهم باشد. لازم به ذکر است این تجهیزات ذخیره سازی می بایست در جایی مطمئن و در اختیار افرادی امین و مرتبط با این حوزه قرار بگیرند تا در صورت بروز همچین مواردی اطلاعات با کمترین زمان و هزینه به درستی بازگردانده شوند.

خرید نرم افزار یکپارچه مالی و اداری

در آخر همانطور که قبل تر مطرح شد، به طورکلی شما می توانید با خرید یک نرم افزار یکپارچه مالی معتبر با پشتیبانی قوی تمامی فرایند های مالی ذکر شده را به صورت کامل و در محیطی منسجم مدیریت نمایید. این سیستم های مالی می توانند با در اختیار قرار دادن اطلاعات کامل از کسب و کار شرکت تجاری، شما را برای اخذ تصمیمت درست تر و دقیق تر یاری نمایند و به دلیل خودکار شدن تمامی فرایند ها، گردش اطلاعات سریع تر می گردد و از صحت و شفافیت اطلاعات می توان اطمینان حاصل نمود.